Mais um ano se inicia e se você ainda não reviu o planejamento de comunicação da sua empresa está na hora de rever. Afinal, o planejamento é um documento vivo que deve ser sempre analisado e revisto.
Como diria Peter Drucker, que é considerado o pai da administração moderna, “Sessenta por cento de todos os problemas administrativos resultam de ineficiência da comunicação”, o que reafirma ainda mais a importância desse documento.
Nessa afirmação, Peter Drucker fala sobre a comunicação como todo, não somente a disseminação da marca, produtos, serviços e o cuidado com a imagem e reputação da empresa, mas também a comunicação entre os funcionários e os departamentos da empresa, o que chamamos de comunicação interna.
Dessa forma, o planejamento integrado de comunicação é a chave para melhorar a comunicação de uma maneira geral, tanto a interna, quanto a externa, incluindo a comunicação entre clientes, empresas, prospects, fornecedores e imprensa.
Para ajudar nessa missão de elaborar um planejamento de comunicação eficiente, separamos algumas dicas;
1. Faça uma análise geral
O primeiro passo é fazer uma análise geral da comunicação, analisar se o planejamento de comunicação possui planos específicos para as áreas, como um plano de comunicação interna, um plano de marketing, um plano de comunicação para a imprensa, um plano de comunicação para o marketing digital e se todos esses planos estão atualizados e alinhados com o planejamento da empresa.
Esse alinhamento entre comunicação e estratégias da empresa é essencial, afinal a comunicação é um meio para alcançar os objetivos e deve ser parte da estratégia global.
2. Defina os Pontos de Melhoria
O segundo passo é apontar os gargalos da empresa, pontos que precisam ser melhorados, lacunas existentes por falta de documentação, processo etc. Tudo deve ser incluído no planejamento de comunicação.
Por exemplo, você detectou que há ruídos de comunicação dentro da empresa, ou até um transbordo desses ruídos nas redes sociais, a partir disso, você pode elaborar um plano de melhoria da comunicação interna para que todos os colaboradores estejam na mesma página e não repassem informações erradas entre si e para os clientes.
É importante também, nesse caso, rever a política de comunicação da empresa e, a partir dessa política de comunicação, fazer um treinamento com os colaboradores para que todos estejam cientes das diretrizes que foram estabelecidas.
Uma forma de encontrar esses pontos de melhoria é por meio de pesquisas de satisfação, que podem ser realizadas internamente, com os colaboradores, ou externamente, com clientes, fornecedores e prospects.
Os resultados dessas pesquisas servem como métricas para medição de melhoria e alcance dos objetivos.
3. Trace as estratégias e defina as ferramentas
Agora que você já definiu os objetivos e os pontos que precisam ser melhorados dentro dos processos de comunicação, é hora de definir as estratégias, o “como” você vai conseguir solucionar aquele problema ou alcançar aquele objetivo.
É na estratégia que são definidas as ferramentas que serão utilizadas para alcançar o objetivo. Por exemplo, se você tem como objetivo captar mais prospects para a sua empresa, você pode definir estratégias de marketing digital para esse objetivo, as redes que serão utilizadas são as ferramentas.
Na estratégia são definidos aspectos como o posicionamento, a frequência de postagem, o tipo de material que será utilizado nas campanhas, como ebook, guias visuais, sorteio de brindes etc.
Se a ideia é melhorar a sua comunicação interna, você pode definir estratégias com o uso de ferramentas como a intranet, mural, reuniões internas, e-mails de comunicação institucional, entre outros e também definir frequência, posicionamento, etc.
4. Métricas do planejamento de comunicação
A métrica é um dos pontos mais importantes no planejamento, pois é por meio dela que você saberá se está conseguindo alcançar o seu objetivo e o quanto falta.
Cada objetivo e estratégia terá um tipo de métrica diferente, bem como as ferramentas que serão utilizadas no projeto. Por exemplo, na comunicação digital temos métricas como quantidade de usuários, engajamento, número de curtidas, alcance, entre outros.
Já na assessoria de imprensa podemos medir a quantidade de veículos, o alcance do veículo, se a matéria foi positiva ou negativa, o grau de importância daquele veículo, e até os valores equivalentes por publicação.
As métricas devem ser muito bem elaboradas para que os dados correspondam, de fato, aos objetivos pretendidos, e tudo deve ser periodicamente revisto.
5. Orçamento do planejamento de comunicação
Por fim, devemos fazer a previsão do quanto será destinado para cada ação planejada. Se a sua empresa já possui uma verba fixa definida para a comunicação, é importante que ela seja distribuída e esteja descrita em cada projeto no planejamento. Os resultados das ações podem ser utilizados para redistribuir essa verba ao longo do processo.
Conclusão
O planejamento estratégico norteia os planos de ações, projetos, define objetivos e meios para alcançar esses objetivos, bem como define os meios de medição de desempenho. Com ele é possível enxergar oportunidades de negócio, prever possíveis crises e definir estratégias para o crescimento da empresa.
É importante que esse documento responda algumas perguntas como “o que fazer?”, os objetivos da empresa, “Para quem fazer?”, definição do público-alvo, “Como fazer?”, definição das estratégias de comunicação e ferramentas, “onde fazer?”, abrangência do projeto ou campanha, “Como avaliar?”, métricas e indicadores dos processos adotados, “Em quanto tempo”, definição do tempo da campanha ou periodicidade avaliativa e, por fim, “Quanto vai custar?”, definição da verba para cada projeto e plano de ação.
O Planejamento de Comunicação pode ser algo complexo em um primeiro momento e para isso muitas empresas contratam pessoas especializadas em planejamento estratégico para ajudar na estruturação do documento. Ele é um documento essencial para que a sua empresa saiba onde quer chegar e como alcançará esse objetivo.
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